GBS 6 Oppbevaringsplikt for ordrer (mars 2026)

GBS 6 Oppbevaringsplikt for ordrer – endringsmarkert mot april 2015 (mars 2026)

 

GBS 6 Oppbevaringsplikt for ordresedler mv – alle historiske versjoner samlet i en zip-fil

 

Oppdatering av uttalelsen mars 2026

Uttalelsen het tidligere «oppbevaringsplikt for ordresedler mv.». I den oppdaterte uttalelsen er det presisert at det kan benyttes ulike navn for ordrer, slik som ordresedler, ordrebekreftelser, rekvisisjoner, avtaler, etc. Uttalelsen gjelder uavhengig av hva dokumentet kalles. Videre omhandler uttalelsen også særskilte krav om oppbevaring av ordrelister i bygge- og anleggsvirksomhet og verftsindustri. På bakgrunn av dette, er navnet på uttalelsen endret til «oppbevaringsplikt for ordrer».

Det fremgår nå eksplisitt at uttalelsen kun gjelder for skriftlige ordrer. Videre fremgår det at det kun er ordrer som er akseptert av selger, som anses å være dokumentasjon av avtaler om levering og som dermed omfattes av kravet om oppbevaring. Bestillinger som ikke aksepteres av selger, er dermed ikke oppbevaringspliktige etter reglene om oppbevaring av avtaler.

Den oppdaterte uttalelsen presiserer at oppbevaringskravet gjelder uavhengig av hvordan ordren skjer, herunder ved elektroniske ordrer i nettløsninger mv. Ordrene vil i slike tilfeller kunne utgjøres av elektroniske dokumenter eller oversikter i partenes IT-systemer.

Det fremgår nå eksplisitt av uttalelsen at det ikke stilles krav til kontrollspor mellom ordrer og etterfølgende dokumentasjon eller bokføring av tilknyttede transaksjoner. Det skal likevel være mulig å orientere seg i ordrene, noe som for eksempel kan ivaretas gjennom å oppbevare dem i kronologisk rekkefølge.

I den oppdaterte uttalelsen fremgår det at begrepet «ordrelister» i oppbevaringsreglene for bygge- og anleggsvirksomhet betyr det samme som ordrer. Det presiseres videre at ordrer i bygge- og anleggsvirksomhet og verftsindustri alltid er oppbevaringspliktige, uavhengig av om de er av mindre betydning eller ikke. I tillegg minnes det om at oppbevaringsplikten gjelder uavhengig av eventuell plikt til å føre prosjektregnskap.