NBS 5 Dokumentasjon av balansen (april 2025)
NBS 5 Dokumentasjon av balansen – endringsmarkert mot april 2015 (april 2025)
NBS 5 Dokumentasjon av balansen – endringsmarkert mot høringsutkast oktober 2024 (april 2025)
NBS 5 Dokumentasjon av balansen – alle historiske versjoner samlet i en zip-fil
Endringer i standarden april 2025
Punkt 4 Balanseposter og verdier
Hva som menes med en «balansepost» er ikke nærmere definert. Standarden har derfor fått ny veiledning om at dokumentasjonen av balansen kan utarbeides med utgangspunkt i for eksempel kontoene i regnskapssystemet, feltene i næringsspesifikasjonen eller regnskapslinjene i årsregnskapet. Den enkelte bokføringspliktige vurderer selv på hvilket nivå det er hensiktsmessig å dokumentere balansepostene.
Omtalen av dokumentasjon av skattemessige verdier er forkortet og omarbeidet. Det er tatt inn eksempler på formuesverdier i skattemeldingen som ikke kreves dokumentert som en del av dokumentasjonen av balansen.
Punkt 5 Ubetydelig balanseposter
Bokføringsloven § 11 bestemmer at samtlige balanseposter skal dokumenteres, med mindre de er ubetydelige. Hensynet til at dokumentasjon av balansen skal underbygge balansepostenes fullstendighet og nøyaktighet, tilsier imidlertid at det kan være hensiktsmessig å dokumentere samtlige balanseposter, uavhengig av om de er ubetydelige. Eventuelt kan det være hensiktsmessig å dokumentere hvorfor den aktuelle balanseposten vurderes å være ubetydelig. Disse føringene er nå inntatt i standarden.
Punkt 6 Typer dokumentasjon
Punktet er utvidet med ytterligere eksempler på ulike typer dokumentasjon av balansen.
Det presiseres tydeligere at hva som er tilstrekkelig dokumentasjon, er en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle (for andre balanseposter enn de hvor bokføringsforskriften inneholder spesifikke dokumentasjonskrav).
Standarden presiserer nå at kontospesifikasjoner eller andre rapporter fra regnskapssystemet ikke kan benyttes som dokumentasjon av balansen. Videre presiseres at det ikke er tilstrekkelig at periodiseringer dokumenteres med utskrifter fra regnskapssystemet som viser at periodiseringene går i null i en senere periode.
Punkt 7 Poster verdsatt etter vurdering
Det er tilføyd et nytt eksempel på poster verdsatt etter vurdering samt ytterligere eksempler på hva som kan være dokumentasjon fra eksterne kilder.
En endring sammenlignet med tidligere versjoner av standarder, er at kravet om dokumentasjon også gjelder for vurderinger hvor konklusjonen blir at bokført verdi skal videreføres uendret. På denne måten underbygger dokumentasjonen av balansen at en videreføring av balanseført verdi er riktig. Det gis et eksempel på dette.
Videre gis det et nytt eksempel på videreføring av vurderinger og dokumentasjon fra et regnskapsår til det neste.
Punkt 10 Tidsfrister
I standarden legges det til grunn at dokumentasjonen av balansen har to formål:
- Underbygge balansepostenes fullstendighet, realitet og nøyaktighet i forbindelse med ekstern kontroll.
- Bidra til å forhindre at det gjøres utilsiktede feil når den bokføringspliktige utarbeider årsregnskapet og skattemeldingen.
For å kunne oppfylle formålet i nr. 2 ovenfor, må dokumentasjonen av balansen være ferdig utarbeidet før styret behandler årsregnskapet og før skattemeldingen leveres. Dette er derfor inntatt som et nytt krav i uthevet tekst, med tilhørende veiledning.
Punkt 12 Kontrollspor og avstemminger
Uavhengig av hvordan en balansepost defineres (jf. omtale i punkt 5 ovenfor) og hvordan dokumentasjonen av balansen struktureres, må det være mulig å følge kontrollsporet fra henholdsvis balansen i årsregnskapet og balansen i næringsspesifikasjonen til den underliggende dokumentasjonen for den aktuelle regnskapslinjen/det aktuelle feltet. Dette er nå presisert i standarden.
Punkt 13 Ikrafttredelse
Oppdatert NBS 5 får virkning for regnskapsår som begynner 1. januar 2025 eller senere, men det oppfordres til tidligere anvendelse.