NBS 4 Elektronisk fakturering (april 2025)
NBS 4 Elektronisk fakturering – endringsmarkert mot april 2015 (april 2025)
NBS 4 Elektronisk fakturering – endringsmarkert mot høringsutkast oktober 2024 (april 2025)
NBS 4 Elektronisk fakturering – alle historiske versjoner samlet i en zip-fil
Endringer i standarden april 2025
Punkt 1 Innledning og virkeområde
Standarden presiserer nå at utstedelse av elektronisk faktura og hvilket filformat det skjer i, må ta hensyn til kjøperens mulighet til å motta en elektronisk faktura. Dette kan variere avhengig av om faktureringen skjer mellom næringsdrivende, mellom næringsdrivende og det offentlige eller mellom næringsdrivende og private kjøpere.
Det henvises videre til at systemer for å lese elektroniske fakturaer må ta hensyn til krav i forskrift om universell utforming av IKT-løsninger.
Tidligere henvisning til Norsk Standard NS 4175:2008 Elektronisk fakturering er fjernet, fordi denne standarden er opphevet.
Punkt 3.4 Kjøper/fakturamottaker
Definisjonen av «kjøper» er oppdatert for å være i samsvar med føringene i Skattedirektoratets prinsipputtalelse 23.05.23 Angivelse av kjøper i salgsdokumentet. Kjøper er den fysiske eller juridiske personen som selger har inngått en avtale med om å levere varer eller tjenester til, og som benytter den elektroniske fakturaen som sitt kjøpsdokument.
Punkt 3.5 Formidler/distributør
Det er presisert at definisjonen av formidler/distributør kun gjelder i denne standarden, siden disse begrepene også benyttes i andre sammenhenger.
Det presiseres nå tydeligere at det kan være flere formidlere eller distributører, som opptrer som mellomledd på vegne av de formidlere/distributører som selger og kjøper har direkte avtaleforhold med. For eksempel kan det være flere aksesspunkter i prosessen med å sende en elektronisk faktura fra selger og motta den hos kjøper. Det kan i tillegg være en eller flere leverandører av konverteringstjenester involvert i prosessen med oversendelse av en elektronisk faktura.
Punkt 3.6 Konvertering
Standarden har fått et nytt krav i uthevet tekst. Hvis den elektroniske fakturaen tilføres informasjon i forbindelse med konverteringen, ut over det selger hadde inkludert ved utstedelse av salgsdokumentet, skal det fremgå av den elektroniske fakturaen hvilken informasjon som er lagt til ved konverteringen.
Eksempler på slik informasjon kan være koder, hjelpefelter og/eller bærekraftsdata knyttet til varen/tjenesten, som tilføres slik at data kan tolkes korrekt og automatiseres i videre behandling hos kjøper. Se også nye eksempler 3 og 4 i vedlegget til standarden.
Punkt 4 Omfang av informasjon som skal sikres
I dette punktet er det tilføyd tre nye krav i uthevet tekst, i tillegg til det eksisterende kravet om at sikring av elektroniske fakturaer skal omfatte det innhold i salgsdokumentene som kreves etter bokføringsregelverket:
- For selger skal sikringen i tillegg omfatte alt innhold som selger har valgt å innta i salgsdokumentene. Det anses ikke å være god bokføringsskikk at selger utelater deler av det utstedte salgsdokumentet fra oppbevaring eller sikring, kun fordi det inneholder opplysninger som faller utenfor det lovbestemte innholdet.
- For kjøper skal sikringen i tillegg omfatte alt innhold i salgsdokumentene som er mottatt i kjøpers mottakssystem. Salgsdokumentet kan berikes med tilleggsinformasjon ut over det selger inkluderte ved utstedelse (jf. ovenfor). Alt kjøper tar med inn i sitt mottakssystem, uavhengig av om det er innhold som kreves i salgsdokumenter etter bokføringsregelverket eller tilleggsinformasjon, skal oppbevares og sikres.
- Også innhold i eventuelle vedlegg til salgsdokumentet skal sikres. Se definisjonen av vedlegg i punkt 3.2.
Tidligere veiledningstekst, som var begrenset til å kun omhandle innhold i salgsdokumentene som kreves etter bokføringsregelverket, er på grunn av dette tatt ut av standarden.
Punkt 6 Sikringstiltak
Punkt 6.1 Krav om sikring av elektroniske fakturaer
Det er tatt inn omtale av XML-basert elektronisk fakturering, hvor Elektronisk HandelsFormat (EHF) er det mest kjente fakturaformatet i Norge. Bokføringsstandardstyret har kommet til at en XML-fil ikke anses å være enkelt redigerbar, jf. bokføringsforskriften § 5-2-9.
Punkt 6.2 Elektronisk fakturering uten konvertering
Punktet er utvidet med eksempler på hva som menes med elektronisk fakturering uten konvertering.
Omtalen av risikoer ved fakturering på papir er forkortet, siden dette verken er sentralt for standarden eller like aktuelt som før.
Punkt 6.3 Elektronisk fakturering med konvertering
I dette punktet er det tilføyd et eksplisitt krav i uthevet tekst om dokumentasjon av konverteringsprosessen. Tidligere fulgte et slikt krav indirekte av veiledningsteksten om avtaleregulering, samt av oppbevaringskravene.
Det er videre tilføyd et språkkrav. Avtale, dokumentasjon og testresultater skal være på norsk, svensk dansk eller engelsk.
Punktet er for øvrig utvidet med mer veiledning om hva dokumentasjonen av konverteringsprosessen kan inneholde.
Punkt 6.5 Oversendelse til kjøper
Ifølge tidligere versjoner av standarden kunne det aksepteres at selger gjør den elektroniske fakturaen tilgjengelig for kjøper og informerer kjøper om hvor fakturaen kan hentes, uten at dette er nærmere avtalt mellom partene. Dette var imidlertid i strid med bokføringsforskriften § 5-2-1 fjerde ledd, som bestemmer at salgsdokumentet uoppfordret skal oversendes til kjøper med mindre annet fremgår av skriftlig, undertegnet avtale mellom partene eller er bestemt i lov eller forskrift. Standarden er derfor endret, slik at den er i samsvar med bokføringsforskriften.
Standarden gjentar nå utgangspunktet om at selger uoppfordret skal oversende den elektroniske fakturaen til kjøper, enten selv eller ved bruk av formidler/distributør. Deretter henvises det til at selger eventuelt kan inngå en skriftlig undertegnet avtale med kjøper om at selger i stedet gjør den elektroniske fakturaen tilgjengelig for kjøper på et angitt sted.
Punkt 8 Ikrafttredelse
Oppdatert NBS 4 får virkning for elektroniske fakturaer som utstedes 1. januar 2026 eller senere, men det oppfordres til tidligere anvendelse.