Det er lenket til de oppdaterte standardene, både i rene versjoner og endringsmarkert mot henholdsvis forrige versjon av standardene (sist oppdatert i 2015) og høringsutkastene fra oktober 2024:

• NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale
• NBS 2 Kontrollsporet
• NBS 3 Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år
• NBS 4 Elektronisk fakturering
• NBS 5 Dokumentasjon av balansen

Generelt om de endringene

De norske bokføringsstandardene ble oppdatert forrige gang i 2015. Siden den tid har endringer både i bokføringsreglene, andre regelverk og teknologi, medført behov for å oppdatere bokføringsstandardene. Dette omfatter blant annet:

• Nye kontantsalgsregler
• Innføring av SAF-T Regnskap
• Ny skatteforvaltningslov
• Ny skattemelding og næringsspesifikasjon
• Ny tollovgivning
• Utbredelse av skybaserte regnskapssystemer og utkontraktering av IT-løsninger
• Bruk av automatisering, robotisering og kunstig intelligens i bokføringen
• Bruk av nye netthandels- og betalingsløsninger, herunder apper, som påvirker dokumentasjon og bokføring

Når standardene likevel måtte oppdateres, har Bokføringsstandardstyret vurdert om også andre forhold burde endres, herunder basert på erfaring med bruk av standardene. Bokføringsstandardstyret har ønsket å gjøre strukturen i standardene bedre, språket tydeligere og innholdet enklere å forstå, herunder gjennom bruk av eksempler.

Enkelte gjennomgående endringer er at

• innholdet i bokføringsloven og bokføringsforskriften ikke lenger gjengis som sitater i standardene, men henvises til eller forklares
• standardene har fått likere oppbygning, herunder slik at alle standarder har et punkt om lover og forskrifter og et punkt med definisjoner av begreper som benyttes i standarden

I det videre oppsummeres de mest sentrale endringene i hver standard, sammenlignet med tidligere versjon fra april 2015. Se de endringsmarkerte standardene for en fullstendig oversikt over alle endringer.

NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale

Punkt 4 Omfanget av regnskapsmateriale som skal sikres

Det presiseres tydeligere at også regnskapsmateriale som kreves oppbevart etter god bokføringsskikk, omfattes av standarden.

Punkt 5 Sikringsformål og sikringstiltak

Det fremgår tydeligere at regnskapsmaterialet kun skal sikres mot urettmessig endring, sletting, tap og ødeleggelse. Rettmessig sletting og makulering av regnskapsmateriale, for eksempel etter utløpet av oppbevaringstiden, er ikke i strid med standarden.

I tillegg utdypes begrunnelsen for at konfidensialitet ikke er et sikringsformål etter bokføringsloven.

Punkt 7.1 Innledning

Teknologiens betydning for risikovurdering ved elektronisk oppbevaring av regnskapsmateriale utdypes, herunder bruk av

• skyløsninger (også multisky-løsninger)
• standardiserte løsninger som er anerkjente i markedet vs. egenutviklede løsninger eller løsninger med liten utbredelse
• blokkjedeteknologi
• systemer for logging av endringer i regnskapsmateriale

Videre omtales risiko for tap av regnskapsmateriale grunnet cyberangrep, for eksempel løsepengevirus og hacking.

Punkt 7.2 Oppbevaring på papir

Tidligere omhandlet dette punktet også oppbevaring på såkalte «papirlignende medier» (litt forenklet var dette ikke direkte redigerbare filer som ble oppbevart på ikke slettbare medier, for eksempel bildefiler på DVD-R plater).

Oppbevaring på papirlignende medier anses ikke som like relevant lenger, og er derfor tatt ut av standarden. Eventuell slik oppbevaring må nå skje i samsvar med punkt 7.3 om elektronisk oppbevaring. Endringen har også medført at tilleggene for oppbevaring på papirlignende medier i eksemplet i vedlegg 1 er tatt ut.

Punkt 7.3.6 Dokumentasjon av risikovurdering og sikringstiltak

Standarden krever nå at sikringstiltak som er gjennomført for å redusere risikoen for urettmessig endring, sletting, tap eller ødeleggelse av elektronisk regnskapsmateriale til et akseptabelt nivå, skal dokumenteres som en del av risikovurderingen (jf. også punkt 7.3.4).

Punktet har fått ny veiledning som viser til at hvis leverandøren av oppbevaringsløsningen har gjort tilgjengelig en beskrivelse av risikoer og sikringstiltak, er det naturlig å bruke denne som grunnlag for den bokføringspliktiges egen risikovurdering.

Punkt 7.3.7.2 Fysisk tilgang til regnskapsmaterialet og punkt 7.2.7.3 Logisk sikring av elektronisk regnskapsmateriale

Omtalen av såkalte «bærbare lagringsenheter» (tidligere også omtalt som «portable lagringsmedier») er oppdatert. Eksempler på slike kan være eksterne harddisker og minnepinner.

Det fremgår nå tydelig at det ikke anbefales å oppbevare regnskapsmateriale på bærbare lagringsenheter utenfor nettverk, siden dette øker risikoen for at regnskapsmaterialet ikke er tilgjengelig ved behov. Hvis regnskapsmateriale likevel oppbevares på bærbare lagringsenheter utenfor nettverk, kan både fysisk og logisk sikring være aktuelt. Standarden gir nærmere veiledning om dette.

Punkt 7.3.7.4 Regnskapsmaterialets tilgjengelighet og lesbarhet

Det presiseres at når den bokføringspliktige setter bort oppbevaringen av regnskapsmaterialet til andre, må den bokføringspliktige sørge for at tilgangen til regnskapsmaterialet ikke begrenses i løpet av oppbevaringstiden (vanligvis gjennom tydelig avtaleregulering).

Punkt 7.3.7.6 Bruk av skyløsninger

Standarden har fått et nytt punkt som omtaler særlige forhold ved bruk av skyløsninger som påvirker risikovurderingen ved elektronisk oppbevaring av regnskapsmateriale.

Standarden viser primært til risikoreduserende faktorer knyttet til at leverandører av skyløsninger er profesjonelle aktører, men det bemerkes igjen at den bokføringspliktige gjennom avtale må sørge for at tilgangen til regnskapsmaterialet ikke begrenses. I vedlegg 3 er det tatt inn et nytt eksempel om tilgangskontroller mv. ved bruk av skyløsninger.

Punkt 7.3.7.7 Oppbevaring i utlandet

Standarden har fått et nytt punkt som minner om at hvis elektronisk regnskapsmateriale oppbevares i utlandet, bør den bokføringspliktige vurdere om den sikkerhetspolitiske situasjonen tilsier at ytterligere sikringstiltak bør iverksettes.

Punkt 9.6 Perioder og tidsfrister

Pliktig regnskapsrapportering i form av a-meldinger medfører i seg selv ikke plikt til å lukke regnskapsperioder, all den tid slik rapportering kan skje fra et ajourført lønnssystem uten at det er behov for å bokføre opplysningene. Dette er nå presisert i standarden.

Det er videre gitt eksempler på hvordan en regnskapsperiode kan lukkes i flere deler når det er ulike frister for pliktig regnskapsrapportering.

Punkt 10 Ikrafttredelse

Oppdatert NBS 1 får virkning for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale for regnskapsår som begynner 1. januar 2026 eller senere, men det oppfordres til tidligere anvendelse.

NBS 2 Kontrollsporet

Punkt 4.2 Målgruppe for kontrollsporet

Omtalen av kontrollsporets betydning for den bokføringspliktige selv er tatt ut. Dette faller utenfor standardens formål.

Punkt 4.3.1 Fortløpende nummerering

Standarden er nå tydeligere og mer direkte på at identifikasjon av bilag som hovedregel bør skje gjennom fortløpende bilagsnummerering, og at det ikke er gitt eksempler på annen identifisering som oppfyller kravet om mulighet for kontroll av fullstendigheten. Med fortløpende nummerering menes at bilagene har en tett nummerserie.

Det er videre tatt inn en presisering av at det ikke er krav om en tett bilagsnummerserie for hver ajourholdsperiode, men at det ikke skal være hull i den bokføringspliktiges totale bilagsnummerserie når flere perioder vurderes samlet.

Punkt 4.3.4 Elektronisk utarbeidelse og mottak av dokumentasjon

Omtalen av tilfeller hvor noe dokumentasjon mottas på papir og noe mottas elektronisk, er tatt ut. Dette er ikke lenger like relevant og antas uansett ikke å være spesielt problematisk.

Tidligere punkt 2.3.4 Skanning er fjernet. Skanning av bilag er ikke lenger like relevant eller like nytt og utfordrende som når standarden opprinnelig ble skrevet. Aktuelle problemstillinger knyttet til kontrollspor anses dekket av standarden for øvrig.

Punkt 4.4.3 Skattemelding

Det gis eksempler på opplysninger i skattemeldingen som ikke bygger på bokførte opplysninger og som det derfor ikke kreves kontrollspor for.

Punkt 4.5 Underspesifikasjoner

Bokføringsforskriften § 3-1 femte ledd ble endret ved forskrift 27.06.24 nr. 1325 (i kraft samme dag), slik at det nå er anledning til at poster kan fremkomme som totaler også i kunde- og leverandørspesifikasjonene. Standarden er oppdatert i samsvar med dette.

Utgangspunktet om bokføring av hver enkelt transaksjon og disposisjon, presiseres tydeligere enn før. Standarden gir ytterligere føringer for hvilke krav som gjelder for at samlebokføring av totaler – bruk av underspesifikasjoner – skal oppfylle kravene i bokføringsloven, bokføringsforskriften og god bokføringsskikk. Det gis to nye eksempler på samlebokføring, for henholdsvis salg/kundefordringer og verdipapirinvesteringer.

Punkt 5.2 Transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner

Omtalen av betydningen foretakets størrelse mv. har for plikten til å dokumentere kontrollsporet, er tatt ut. Det antas at dette er av mindre betydning for kompleksiteten i kontrollsporet.

Punkt 5.3 Teknologi og programvare

Det presiseres at kravet til dokumentasjon av kontrollsporet er uavhengig av bruk av for eksempel internett- eller skybaserte regnskapssystemer eller kunstig intelligens (AI). Det er kontrollsporet mellom bilag, bokføring (spesifikasjoner) og pliktig regnskapsrapportering som skal være enkelt å forstå.

Tidligere versjoner av standarden fokusere på forskjellen mellom papirbaserte og IT-baserte systemer. Den oppdaterte standarden legger til grunn at dokumentasjon av kontrollsporet ofte vil være nødvendig for mer komplekse regnskapssystemer, herunder ved et visst omfang av systemgenererte poster, i tilfeller hvor det samlede regnskapssystemet består av flere deler, ved bruk av underspesifikasjoner eller ved bruk av sideordnede spesifikasjoner.

Punkt 5.5.1 Innhold i dokumentasjonen

Tidligere versjoner av standarden likestilte det å ta utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering og beskrive kontrollsporet via bokføring til bilag, med det å gå motsatt vei ved å beskrive kontrollsporet fra bilag via bokføring til rapportering.

Den oppdaterte standarden beskriver at eksterne kontrollører som oftest tar utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering. Dokumentasjonen av kontrollsporet bør derfor også normalt ta utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering, og beskrive hvordan kontrollsporet kan følges fra postene i rapporteringen via bokførte opplysninger til bilagene.

Punkt 6 Ikrafttredelse

Oppdatert NBS 2 får virkning for regnskapsår som begynner 1. januar 2026 eller senere, men det oppfordres til tidligere anvendelse.

 

NBS 3 Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år

Punkt 1 Innledning og virkeområde

Standardens virkeområde er utvidet til også å omfatte gjengivelse av bokførte opplysninger i standardisert form (SAF-T Regnskap), se særlig omtale av nytt punkt 11 nedenfor.

Punkt 2 Lov og forskrift

Siden standarden nå også omfatter gjengivelse av bokførte opplysninger i standardisert form  omtales reglene i bokføringsforskriften § 7-8, og det henvises til at Skattedirektoratet har fastsatt standardformatet SAF-T Regnskap.

Punkt 5 Hva betyr begrepet «elektronisk tilgjengelighet»?

Lagring av fil(er) i standardisert form etter bokføringsforskriften § 7-8 første ledd angis nå som et eksempel på løsning for elektronisk tilgjengelighet til bokførte opplysninger. Tidligere omtale av at bokføringsregelverket ikke stilte krav til standard dataformater mv. er tatt ut av standarden, siden bokføringsforskriften § 7-8 nå stiller slike krav.

Punkt 7 Hvordan skal de bokførte opplysningene som holdes elektronisk tilgjengelig lagres?

Standarden presiserer nå at det alltid er den bokføringspliktige selv som har ansvaret for å sikre at elektronisk tilgjengelighet opprettholdes i 3,5 år.

Dette gjelder uavhengig av om den bokføringspliktige benytter seg av en ekstern regnskapsfører eller fører regnskapet selv, og uavhengig av hvilket regnskapssystem som benyttes og om det er et lokalt installert eller et skybasert regnskapssystem.

Punkt 8 Hvordan skal de bokførte opplysningene som holdes elektronisk tilgjengelig sikres?

Omtalen av bruk av et lagringsmedium som er lesbart i minst 3,5 år er tatt ut. Med dagens serverløsninger mv. anses dette som mindre relevant.

Det presiseres at andre regelverk enn bokføringsreglene kan begrense friheten til å velge lagringssted for de bokførte opplysningene.

Punkt 11 Gjengivelse i standardformatet SAF-T Regnskap

I dette nye punktet omtales forståelsen av kravet i bokføringsforskriften § 7-8, om at bokføringspliktige skal kunne gjengi bokførte opplysninger i standardisert form.

Standarden presiserer hvilke opplysninger som omfattes av kravet, omhandler forholdet mellom løpende lagring og gjengivelse på forespørsel og gir eksempler på hvordan kravet om gjengivelse i standardisert form kan oppfylles.

Punkt 12 Ikrafttredelse

Oppdatert NBS 3 får virkning for regnskapsår som begynner 1. januar 2026 eller senere, men det oppfordres til tidligere anvendelse.

NBS 4 Elektronisk fakturering

Punkt 1 Innledning og virkeområde

Standarden presiserer nå at utstedelse av elektronisk faktura og hvilket filformat det skjer i, må ta hensyn til kjøperens mulighet til å motta en elektronisk faktura. Dette kan variere avhengig av om faktureringen skjer mellom næringsdrivende, mellom næringsdrivende og det offentlige eller mellom næringsdrivende og private kjøpere.

Det henvises videre til at systemer for å lese elektroniske fakturaer må ta hensyn til krav i forskrift om universell utforming av IKT-løsninger.

Tidligere henvisning til Norsk Standard NS 4175:2008 Elektronisk fakturering er fjernet, fordi denne standarden er opphevet.

Punkt 3.4 Kjøper/fakturamottaker

Definisjonen av «kjøper» er oppdatert for å være i samsvar med føringene i Skattedirektoratets prinsipputtalelse 23.05.23 Angivelse av kjøper i salgsdokumentet. Kjøper er den fysiske eller juridiske personen som selger har inngått en avtale med om å levere varer eller tjenester til, og som benytter den elektroniske fakturaen som sitt kjøpsdokument.

Punkt 3.5 Formidler/distributør

Det er presisert at definisjonen av formidler/distributør kun gjelder i denne standarden, siden disse begrepene også benyttes i andre sammenhenger.

Det presiseres nå tydeligere at det kan være flere formidlere eller distributører, som opptrer som mellomledd på vegne av de formidlere/distributører som selger og kjøper har direkte avtaleforhold med. For eksempel kan det være flere aksesspunkter i prosessen med å sende en elektronisk faktura fra selger og motta den hos kjøper. Det kan i tillegg være en eller flere leverandører av konverteringstjenester involvert i prosessen med oversendelse av en elektronisk faktura.

Punkt 3.6 Konvertering

Standarden har fått et nytt krav i uthevet tekst. Hvis den elektroniske fakturaen tilføres informasjon i forbindelse med konverteringen, ut over det selger hadde inkludert ved utstedelse av salgsdokumentet, skal det fremgå av den elektroniske fakturaen hvilken informasjon som er lagt til ved konverteringen.

Eksempler på slik informasjon kan være koder, hjelpefelter og/eller bærekraftsdata knyttet til varen/tjenesten, som tilføres slik at data kan tolkes korrekt og automatiseres i videre behandling hos kjøper. Se også nye eksempler 3 og 4 i vedlegget til standarden.

Punkt 4 Omfang av informasjon som skal sikres

I dette punktet er det tilføyd tre nye krav i uthevet tekst, i tillegg til det eksisterende kravet om at sikring av elektroniske fakturaer skal omfatte det innhold i salgsdokumentene som kreves etter bokføringsregelverket:

• For selger skal sikringen i tillegg omfatte alt innhold som selger har valgt å innta i salgsdokumentene. Det anses ikke å være god bokføringsskikk at selger utelater deler av det utstedte salgsdokumentet fra oppbevaring eller sikring, kun fordi det inneholder opplysninger som faller utenfor det lovbestemte innholdet.
• For kjøper skal sikringen i tillegg omfatte alt innhold i salgsdokumentene som er mottatt i kjøpers mottakssystem. Salgsdokumentet kan berikes med tilleggsinformasjon ut over det selger inkluderte ved utstedelse (jf. ovenfor). Alt kjøper tar med inn i sitt mottakssystem, uavhengig av om det er innhold som kreves i salgsdokumenter etter bokføringsregelverket eller tilleggsinformasjon, skal oppbevares og sikres.
• Også innhold i eventuelle vedlegg til salgsdokumentet skal sikres. Se definisjonen av vedlegg i punkt 3.2.

Tidligere veiledningstekst, som var begrenset til å kun omhandle innhold i salgsdokumentene som kreves etter bokføringsregelverket, er på grunn av dette tatt ut av standarden.

Punkt 6 Sikringstiltak

Punkt 6.1 Krav om sikring av elektroniske fakturaer

Det er tatt inn omtale av XML-basert elektronisk fakturering, hvor Elektronisk HandelsFormat (EHF) er det mest kjente fakturaformatet i Norge. Bokføringsstandardstyret har kommet til at en XML-fil ikke anses å være enkelt redigerbar, jf. bokføringsforskriften § 5-2-9.

Punkt 6.2 Elektronisk fakturering uten konvertering

Punktet er utvidet med eksempler på hva som menes med elektronisk fakturering uten konvertering.

Omtalen av risikoer ved fakturering på papir er forkortet, siden dette verken er sentralt for standarden eller like aktuelt som før.

Punkt 6.3 Elektronisk fakturering med konvertering

I dette punktet er det tilføyd et eksplisitt krav i uthevet tekst om dokumentasjon av konverteringsprosessen. Tidligere fulgte et slikt krav indirekte av veiledningsteksten om avtaleregulering, samt av oppbevaringskravene.

Det er videre tilføyd et språkkrav. Avtale, dokumentasjon og testresultater skal være på norsk, svensk dansk eller engelsk.

Punktet er for øvrig utvidet med mer veiledning om hva dokumentasjonen av konverteringsprosessen kan inneholde.

Punkt 6.5 Oversendelse til kjøper

Ifølge tidligere versjoner av standarden kunne det aksepteres at selger gjør den elektroniske fakturaen tilgjengelig for kjøper og informerer kjøper om hvor fakturaen kan hentes, uten at dette er nærmere avtalt mellom partene. Dette var imidlertid i strid med bokføringsforskriften § 5-2-1 fjerde ledd, som bestemmer at salgsdokumentet uoppfordret skal oversendes til kjøper med mindre annet fremgår av skriftlig, undertegnet avtale mellom partene eller er bestemt i lov eller forskrift. Standarden er derfor endret, slik at den er i samsvar med bokføringsforskriften.

Standarden gjentar nå utgangspunktet om at selger uoppfordret skal oversende den elektroniske fakturaen til kjøper, enten selv eller ved bruk av formidler/distributør. Deretter henvises det til at selger eventuelt kan inngå en skriftlig undertegnet avtale med kjøper om at selger i stedet gjør den elektroniske fakturaen tilgjengelig for kjøper på et angitt sted.

Punkt 8 Ikrafttredelse

Oppdatert NBS 4 får virkning for elektroniske fakturaer som utstedes 1. januar 2026 eller senere, men det oppfordres til tidligere anvendelse.

NBS 5 Dokumentasjon av balansen

Punkt 4 Balanseposter og verdier

Hva som menes med en «balansepost» er ikke nærmere definert. Standarden har derfor fått ny veiledning om at dokumentasjonen av balansen kan utarbeides med utgangspunkt i for eksempel kontoene i regnskapssystemet, feltene i næringsspesifikasjonen eller regnskapslinjene i årsregnskapet. Den enkelte bokføringspliktige vurderer selv på hvilket nivå det er hensiktsmessig å dokumentere balansepostene.

Omtalen av dokumentasjon av skattemessige verdier er forkortet og omarbeidet. Det er tatt inn eksempler på formuesverdier i skattemeldingen som ikke kreves dokumentert som en del av dokumentasjonen av balansen.

Punkt 5 Ubetydelig balanseposter

Bokføringsloven § 11 bestemmer at samtlige balanseposter skal dokumenteres, med mindre de er ubetydelige. Hensynet til at dokumentasjon av balansen skal underbygge balansepostenes fullstendighet og nøyaktighet, tilsier imidlertid at det kan være hensiktsmessig å dokumentere samtlige balanseposter, uavhengig av om de er ubetydelige. Eventuelt kan det være hensiktsmessig å dokumentere hvorfor den aktuelle balanseposten vurderes å være ubetydelig. Disse føringene er nå inntatt i standarden.

Punkt 6 Typer dokumentasjon

Punktet er utvidet med ytterligere eksempler på ulike typer dokumentasjon av balansen.

Det presiseres tydeligere at hva som er tilstrekkelig dokumentasjon, er en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle (for andre balanseposter enn de hvor bokføringsforskriften inneholder spesifikke dokumentasjonskrav).

Standarden presiserer nå at kontospesifikasjoner eller andre rapporter fra regnskapssystemet ikke kan benyttes som dokumentasjon av balansen. Videre presiseres at det ikke er tilstrekkelig at periodiseringer dokumenteres med utskrifter fra regnskapssystemet som viser at periodiseringene går i null i en senere periode.

Punkt 7 Poster verdsatt etter vurdering

Det er tilføyd et nytt eksempel på poster verdsatt etter vurdering samt ytterligere eksempler på hva som kan være dokumentasjon fra eksterne kilder.

En endring sammenlignet med tidligere versjoner av standarder, er at kravet om dokumentasjon også gjelder for vurderinger hvor konklusjonen blir at bokført verdi skal videreføres uendret. På denne måten underbygger dokumentasjonen av balansen at en videreføring av balanseført verdi er riktig. Det gis et eksempel på dette.

Videre gis det et nytt eksempel på videreføring av vurderinger og dokumentasjon fra et regnskapsår til det neste.

Punkt 10 Tidsfrister

I standarden legges det til grunn at dokumentasjonen av balansen har to formål:

1. Underbygge balansepostenes fullstendighet, realitet og nøyaktighet i forbindelse med ekstern kontroll.
2. Bidra til å forhindre at det gjøres utilsiktede feil når den bokføringspliktige utarbeider årsregnskapet og skattemeldingen.

For å kunne oppfylle formålet i nr. 2 ovenfor, må dokumentasjonen av balansen være ferdig utarbeidet før styret behandler årsregnskapet og før skattemeldingen leveres. Dette er derfor inntatt som et nytt krav i uthevet tekst, med tilhørende veiledning.

Punkt 12 Kontrollspor og avstemminger

Uavhengig av hvordan en balansepost defineres (jf. omtale i punkt 5 ovenfor) og hvordan dokumentasjonen av balansen struktureres, må det være mulig å følge kontrollsporet fra henholdsvis balansen i årsregnskapet og balansen i næringsspesifikasjonen til den underliggende dokumentasjonen for den aktuelle regnskapslinjen/det aktuelle feltet. Dette er nå presisert i standarden.

Punkt 13 Ikrafttredelse

Oppdatert NBS 5 får virkning for regnskapsår som begynner 1. januar 2025 eller senere, men det oppfordres til tidligere anvendelse.